KI-Verordnung: Schulungspflicht für Unternehmen
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KI-Verordnung: Müssen Unternehmen ihre Beschäftigten schulen?

Wer in seinem Unternehmen KI einsetzt, muss seit Februar 2025 sicherstellen, dass alle betroffenen Mitarbeiter wissen, was sie tun. Das klingt nach einer Kleinigkeit – ist aber eine echte gesetzliche Pflicht mit konkreten Konsequenzen. Rogert & Ulbrich hilft Ihnen, diese Anforderung rechtssicher und ohne großen Aufwand zu erfüllen.

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Was bedeutet die Schulungspflicht im Alltag?

Das Gesetz verlangt nicht, dass jeder Mitarbeiter ein KI-Experte wird. Es geht darum, dass die Menschen in Ihrem Unternehmen, die täglich mit KI-Tools arbeiten, verstehen, wie diese Werkzeuge funktionieren – und wo ihre Grenzen liegen.

Ein Mitarbeiter, der ein KI-gestütztes Bewerbermanagementsystem nutzt, sollte wissen: Das System trifft keine endgültigen Entscheidungen für mich. Er sollte Fehler erkennen können. Und er sollte wissen, an wen er sich wendet, wenn etwas nicht stimmt. Genau das ist gemeint. Nicht mehr – aber auch nicht weniger.

Fragen Sie sich, ob Ihre Mitarbeiter das heute schon wissen? Wir helfen Ihnen herauszufinden, wo Nachholbedarf besteht.

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Wen betrifft die Schulungspflicht?

Betroffen sind alle Unternehmen, die KI-Systeme einsetzen oder anbieten – egal wie groß. Die Pflicht gilt nicht nur für die IT-Abteilung. Sie betrifft jeden, der im Arbeitsalltag auf Basis von KI-Ausgaben handelt oder Entscheidungen trifft.

Konkret heißt das: Eine Sachbearbeiterin, die KI-Zusammenfassungen nutzt, um Kundenbeschwerden zu priorisieren. Ein Vertriebsleiter, der ein Scoring-Tool für die Lead-Bewertung einsetzt. Eine HR-Managerin, die einen automatisierten Lebenslauf-Check nutzt. All diese Personen fallen unter die Pflicht – und ihr Arbeitgeber ist dafür verantwortlich, dass sie ausreichend qualifiziert sind.

Sie sind unsicher, welche Ihrer Mitarbeiter betroffen sind? Wir helfen Ihnen, das genau einzugrenzen.

Was muss eine KI-Schulung abdecken?

Das Gesetz gibt keinen festen Stundenplan vor. Es zählt, was am Ende herauskommt: Die Mitarbeiter müssen in der Lage sein, verantwortungsvoll mit dem eingesetzten System umzugehen. Als Orientierung empfehlen wir, folgende Themen abzudecken:

Wie funktioniert das System? Grundlagen ohne technischen Overkill – so viel, dass Fehler erkennbar sind.
Was kann das System falsch machen? Typische Schwachstellen, blinde Flecken und Grenzen der jeweiligen KI.
Wann muss ein Mensch übernehmen? Klare Regeln, wann KI-Empfehlungen nicht einfach übernommen werden dürfen.
Was gilt für betroffene Personen? Besonders wichtig, wenn die KI Entscheidungen über Menschen trifft.
Wohin bei Fragen oder Problemen? Ein klarer interner Meldeprozess, den alle kennen.

Eine Schulung ohne Bezug zum konkreten Einsatzsystem schützt Sie im Zweifelsfall nicht. Lassen Sie uns das gemeinsam richtig aufsetzen.

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Warum Dokumentation so wichtig ist

Es reicht nicht, die Schulungen einfach durchzuführen. Sie müssen auch nachweisen können, dass Sie es getan haben. Wenn eine Behörde bei Ihnen prüft oder ein Vorfall passiert, werden als erstes die Unterlagen verlangt: Wer wurde wann geschult? Auf welches System bezog sich die Schulung? Wie wurde der Erfolg überprüft?

Wer dann keine Antworten hat, steht schlechter da – selbst wenn die Schulung de facto stattgefunden hat. Eine strukturierte Nachweisdokumentation ist deshalb genauso wichtig wie die Schulung selbst. Wir helfen Ihnen, eine einfache und belastbare Struktur dafür aufzubauen.

Fehlende Nachweise können teuer werden. Lassen Sie uns das einmal in Ruhe durchsprechen.

Was passiert, wenn Unternehmen die Schulungspflicht ignorieren?

Die Pflicht gilt seit Februar 2025. Wer seitdem nichts unternommen hat, befindet sich bereits in einem Zustand der Nichteinhaltung. Das bedeutet: Bei einer Behördenprüfung drohen Bußgelder. Und wenn ein KI-bedingter Schaden entsteht und die fehlende Schulung als Ursache identifiziert wird, kann das Unternehmen haften – als hätte man einen Mitarbeiter wissentlich unausgebildet an eine Maschine gesetzt.

Bußgelder für solche Verstöße können bis zu 15 Millionen Euro oder drei Prozent des weltweiten Umsatzes betragen. Für kleine und mittelständische Unternehmen können auch geringere Beläufe existenzgefährdend sein.

Die Pflicht gilt jetzt. Wenn Sie noch keine Maßnahmen ergriffen haben – sprechen Sie mit uns.

FAQs – Häufig gestellte Fragen zur KI-Schulungspflicht

Gilt die Schulungspflicht auch für kleine Unternehmen?

Ja. Die KI-Verordnung macht keinen Unterschied zwischen Großkonzernen und kleinen Betrieben. Allerdings erlaubt das Gesetz eine gewisse Verhältnismäßigkeit: Ein Unternehmen mit fünf Mitarbeitern muss keine eigene Schulungsabteilung aufbauen. Entscheidend ist, dass erkennbare Schritte unternommen wurden und diese dokumentiert sind.

Wann genau gilt die Schulungspflicht?

Seit dem 2. Februar 2025. Dieser Termin war nicht überraschend – er stand von Anfang an im Gesetz. Wer jetzt noch keine Maßnahmen ergriffen hat, ist bereits im Rückstand. Spätestens jetzt sollte gehandelt werden.

Reicht es, einen Online-Kurs zu KI zu kaufen und den Mitarbeitern zuzuweisen?

Nicht unbedingt. Ein allgemeiner KI-Kurs erfüllt die Pflicht nur dann, wenn er tatsächlich auf das konkret eingesetzte System eingeht und die relevanten Risiken abdeckt. Ein allgemeines „KI für Einsteiger“-Seminar schafft Grundlagenverständnis – ersetzt aber keine systemspezifische Einweisung. Wir helfen Ihnen zu beurteilen, ob ein vorhandenes Angebot ausreicht.

Müssen auch externe Dienstleister geschult werden?

Ja, wenn diese in Ihrem Auftrag mit Ihren KI-Systemen arbeiten. Das Gesetz erfasst ausdrücklich auch externe Personen, die für Sie handeln. Das sollte in Dienstleister-Verträgen geregelt und nachverfolgt werden.

Was ist, wenn ein Mitarbeiter die Schulung ablehnt?

Als Arbeitgeber sind Sie verpflichtet, die Schulung anzubieten und durchzusetzen. Die Teilnahmepflicht kann arbeitsrechtlich verankert werden. Wer die Schulung verweigert, dürfte grundsätzlich nicht mehr mit dem betreffenden KI-System arbeiten.

Wie detailliert muss die Dokumentation sein?

Es muss nachvollziehbar sein: Wer hat was wann gelernt? Bezogen auf welches System? Und wurde der Lernerfolg überprüft? Ein einfaches, strukturiertes Dokument mit diesen Angaben genügt in den meisten Fällen. Wichtig ist, dass es im Ernstfall vorzeigbar ist.

Kann ich Schulungen komplett auslagern?

Ja. Externe Anbieter können Schulungen durchführen – die Verantwortung dafür, dass die Schulung stattgefunden hat und ausreichend war, verbleibt aber beim Unternehmen. Stellen Sie sicher, dass externe Schulungen dokumentiert und für Ihr konkretes System relevant sind.

Wie oft müssen Mitarbeiter geschult werden?

Das Gesetz schreibt keine feste Wiederholungsfrequenz vor. Praktisch empfiehlt sich eine Wiederholung, wenn das System wesentlich geändert wird, neue Mitarbeiter hinzukommen oder neue regulatorische Anforderungen entstehen. Einmalig schulen und dann nichts mehr tun – das dürfte auf Dauer nicht genügen.

Was passiert bei einer Behördenprüfung?

Die Behörde wird fragen, welche KI-Systeme Sie einsetzen, wie Sie diese eingestuft haben und welche Maßnahmen Sie zur Erfüllung der Schulungspflicht ergriffen haben. Wer dann einen strukturierten Nachweis vorlegen kann, ist klar im Vorteil. Wer improvisierende Antworten gibt – nicht.

Gilt die Pflicht auch für KI, die wir nur selten nutzen?

Ja, grundsätzlich schon. Allerdings ist der erforderliche Schulungsaufwand verhältnismäßig zum tatsächlichen Einsatz. Wer ein Tool nur gelegentlich und in unkritischen Bereichen einsetzt, muss keine umfangreiche Schulungsmaßnahme aufbauen. Trotzdem: Eine Basiseinweisung und Dokumentation sind sinnvoll.

Wann sollte ich einen Anwalt einschalten?

Am besten bevor Sie handeln – nicht danach. Ein Anwalt hilft Ihnen, den Schulungsbedarf richtig einzuschätzen, das Konzept rechtssicher aufzusetzen und eine Dokumentation zu erstellen, die auch einer Prüfung standhält. Wer eine Rechtsschutzversicherung hat, sollte klären, ob Compliance-Beratung abgedeckt ist.