Benoeming van externe AI-functionarissen
huur nu een advocaat in

Externe AI-functionaris – Professionele organisatie van AI-naleving

De AI-regelgeving brengt een aantal specifieke verplichtingen met zich mee: systemen moeten worden geclassificeerd en gedocumenteerd, medewerkers moeten worden opgeleid, contracten met AI-leveranciers moeten worden gecontroleerd en het contact met de autoriteiten moet worden gecoördineerd. Wat de wet niet specificeert, is wie binnen uw bedrijf dit allemaal moet regelen. Rogert & Ulbrich neemt deze rol op zich als uw externe AI-officer – met duidelijk omschreven verantwoordelijkheden, juridische expertise en een ondersteuningsmodel op maat voor uw bedrijf.

Wij stellen in
uw eisen
door.

Rechtsvorderingen afdwingen in slechts 3 stappen
Eenvoudig, handig en snel – wij handhaven uw rechten.

inbedrijfstelling

Geef ons uw mandaat eenvoudig en gemakkelijk via het online formulier, gewoon vanuit huis.

rechtszaak en proces

Wij regelen alle verdere stappen voor u. Leun achterover en ontspan.

Succes

Wij zullen uw claim succesvol afdwingen en u kunt direct van het succes genieten.

Waarom gebrek aan jurisdictie een echt probleem is

In veel bedrijven gaat het vaak zo: het management hoort over de AI-regelgeving, schuift de kwestie op de een of andere manier door naar de IT-afdeling, IT zegt dat het een juridische kwestie is, de juridische afdeling – als die er is – zegt dat ze technische input nodig hebben, en uiteindelijk gebeurt er niets. Dit patroon is niet opzettelijk, maar eerder het volkomen normale gevolg van een gebrek aan verantwoordelijkheid voor een probleem dat alle afdelingen raakt.

Het probleem is: de AI-regelgeving laat geen enkel excuus toe van gebrek aan bevoegdheid. Het bedrijf is aansprakelijk – ongeacht wie intern heeft nagelaten te handelen. Als de autoriteiten een onderzoek instellen of er schade ontstaat, is het enige dat telt of de verplichtingen zijn nagekomen, niet waarom dat niet is gebeurd.

Precies hier komt de functie van de externe AI-functionaris om de hoek kijken: een helder, verantwoordelijk orgaan dat het onderwerp structureert, coördineert en implementeert – zodat niets over het hoofd wordt gezien.

Klinkt dit als een probleem dat u bekend voorkomt? Laten we erover praten.

Wij behandelen uw zaak – snel en met toewijding.

Huur ons nu in

Wat een externe AI-specialist concreet voor u kan doen.

Als uw externe AI-coördinator verzorgen wij de operationele en juridische coördinatie van uw AI-compliance. Concreet betekent dit:

Inventarisatie en classificatie: Wij identificeren alle AI-systemen die binnen uw bedrijf worden gebruikt of ontwikkeld en delen deze in bij de juiste risicocategorieën van de AI-regelgeving. Dit is de noodzakelijke eerste stap – zonder deze stap is al het andere zinloos.
Documentatiestructuur: Wij creëren en onderhouden de benodigde technische documentatie voor uw systemen. Dit is geen doel op zich, maar eerder een bewijs dat u uw verplichtingen serieus neemt.
Trainingscoördinatie: Wij ondersteunen u bij het ontwikkelen en implementeren van de wettelijk verplichte trainingen voor de betrokken medewerkers – afgestemd op uw systemen en uw bedrijf.
Contractbeoordeling: Veel standaardcontracten met AI-aanbieders voldoen niet aan de eisen van de AI-regelgeving. Wij controleren of de essentiële bepalingen – bijvoorbeeld met betrekking tot aansprakelijkheidsverdeling en openbaarmakingsverplichtingen – erin zijn opgenomen. Zo niet, dan helpen wij bij de heronderhandeling.
Overheidscommunicatie: Als de autoriteiten vragen hebben, registratie vereist is of er meldingsplichten ontstaan, zullen wij dit voor u regelen.
Continue monitoring: De regelgeving rondom AI is nog niet afgerond. Er worden nieuwe systemen toegevoegd, bestaande systemen worden aangepast en de interpretatie van de wet is voortdurend in ontwikkeling. We houden dit nauwlettend in de gaten en zullen u tijdig informeren over relevante wijzigingen.

Klinkt dat als veel? Voor jou betekent het vooral: je hebt een contactpersoon die het voor je regelt.

Het verschil met een functionaris voor gegevensbescherming

Veel bedrijven kennen het model van een externe functionaris voor gegevensbescherming uit de GDPR-praktijk en vragen zich af of hun bestaande functionaris voor gegevensbescherming ook de AI-problematiek kan oppakken. Het eerlijke antwoord: dat is mogelijk als de persoon over de nodige juridische expertise op het gebied van AI beschikt. De taken zijn op veel vlakken vergelijkbaar – inventarisatie, documentatie, coördinatie en communicatie met autoriteiten. En de inhoudelijke overlappingen tussen de GDPR en de AI-regelgeving zijn reëel: vrijwel elk AI-systeem dat in een bedrijf wordt gebruikt, verwerkt ook persoonsgegevens.

Het belangrijkste verschil: de AVG schrijft onder bepaalde voorwaarden een functionaris voor gegevensbescherming voor en definieert duidelijk diens taken en rol. De AI-verordening kent geen vergelijkbare verplichting. De externe functionaris voor gegevensbescherming is een organisatorische oplossing, geen wettelijk verplichte functie. Dit geeft meer flexibiliteit bij de implementatie, maar betekent ook dat u zelf het initiatief moet nemen.

Wij bieden gecombineerde modellen aan waarbij wij zowel de rol van functionaris voor gegevensbescherming als die van AI-functionaris op ons nemen. Dit is voor veel bedrijven de meest efficiënte oplossing: één contactpersoon die bekend is met beide onderwerpen en de onderlinge verbanden in de gaten houdt.

Werkt u al samen met een externe functionaris voor gegevensbescherming? Vraag ons naar een gecombineerd ondersteuningsmodel.

Voor een eerste consult

Voor wie is een externe AI-specialist met name nuttig?

Op basis van onze advieservaring zijn er drie belangrijke situaties waarin een externe AI-expert bijzonder zinvol is. Ten eerste: bedrijven die AI-systemen gebruiken in gevoelige gebieden – bijvoorbeeld bij personeelsselectie, kredietbeoordeling, medische diagnostiek of geautomatiseerde klantcommunicatie. Hier is het risicoprofiel hoger en zijn de eisen van de AI-regelgeving navenant strenger.

Ten tweede: bedrijven die op het punt staan een nieuw AI-systeem te implementeren. Degenen die juridisch advies inwinnen vóór de implementatie, voorkomen kostbare fouten die later dure correcties vereisen. Vroegtijdige systeemclassificatie, een beoordeling van leverancierscontracten en de planning van de benodigde training kosten aanzienlijk minder vooraf dan het beperken van de schade achteraf.

Ten derde: mkb-bedrijven die geen eigen compliance-afdeling hebben. Met een externe AI-functionaris krijgen ze toegang tot professionele, gespecialiseerde expertise – zonder een nieuwe functie te hoeven creëren en zonder het risico dat het onderwerp intern wordt gedelegeerd aan iemand die het naast zijn reguliere werkzaamheden moet doen.

Twijfelt u nog steeds of dit zinvol is voor uw bedrijf? Neem contact met ons op – we leggen u eerlijk uit of en in welke vorm externe ondersteuning geschikt is voor u.

Wat er gebeurt als de verantwoordelijkheden niet duidelijk zijn – en waarom dat duur wordt.

Bedrijven zonder een specifieke afdeling voor AI-compliance lopen tegelijkertijd risico's op meerdere niveaus. Het meest voor de hand liggende risico: boetes van de autoriteiten. Ontbrekende documentatie, onvoldoende training, ongeschikte contracten met AI-leveranciers – dit alles kan leiden tot sancties tijdens een audit. De maximale boetes zijn aanzienlijk, maar zelfs bedragen die ver onder de wettelijke limiet liggen, kunnen een aanzienlijk bedrag betekenen voor kleine en middelgrote ondernemingen (kmo's).

Een minder voor de hand liggend aspect: schadeclaims. Als een AI-systeem foutieve beslissingen neemt – bijvoorbeeld door iemand ten onrechte af te wijzen bij een sollicitatie of door te discrimineren bij een kredietverlening – kan de getroffen persoon een rechtszaak aanspannen. En als blijkt dat het bedrijf onvoldoende controlemechanismen had, kan het bedrijf aansprakelijk worden gesteld.

En tot slot is er nog het reputatieaspect: datalekken, discriminerende uitgaven aan AI of publiekelijk bekendgemaakte schendingen van de regelgeving kunnen het vertrouwen van klanten, partners en medewerkers ondermijnen. Vooral in B2B-relaties eisen grote klanten steeds vaker bewijs van naleving van de AI-regelgeving van hun leveranciers. Wie dit bewijs niet kan leveren, loopt het risico contracten te verliezen.

Een duidelijk omschreven, extern bemande AI-compliancefunctie kost slechts een fractie van deze risico's. Handel voordat een incident u daartoe dwingt.

Veelgestelde vragen – Veelgestelde vragen over de externe AI-functionaris

Ben ik wettelijk verplicht een AI-functionaris aan te stellen?

Nee. De AI-regelgeving schrijft een dergelijke verplichting niet voor. Wel worden veel taken binnen het bedrijf verdeeld zonder te specificeren wie intern verantwoordelijk is. Een externe AI-functionaris is de praktische oplossing voor dit organisatorische hiaat.

Kan mijn functionaris voor gegevensbescherming deze taak op zich nemen?

Over het algemeen wel, mits ze over de nodige juridische expertise met betrekking tot AI beschikken. Veel functionarissen voor gegevensbescherming (FG's) zijn echter nog niet gespecialiseerd in AI-compliance. Wij bieden gecombineerde modellen aan en bespreken graag met u of integratie zinvol is.

Wat zijn de kosten van een externe AI-specialist?

Het hangt af van de omvang: hoeveel AI-systemen gebruikt u, hoe complex zijn ze en hoe intensief moet de ondersteuning zijn? We werken op basis van een vast tarief of op basis van de bestede tijd. Neem contact met ons op – dan maken we een specifieke offerte voor u.

Blijft de aansprakelijkheid bij mij als ondernemer?

Ja. De juridische verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid blijven altijd bij het bedrijf als exploitant of aanbieder. De externe AI-functionaris neemt de operationele en coördinerende taken over, maar ontslaat u niet van uw ondernemersverplichtingen.

Wat gebeurt er als een autoriteit een audit uitvoert?

Dan staan wij voor u klaar. Wij coördineren de communicatie, stellen de benodigde documenten samen en behartigen uw belangen – buiten de rechtbank en, indien nodig, in de rechtbank.

Hoe snel kan de functie worden geïmplementeerd?

Doorgaans binnen enkele dagen na de opdrachtverlening. We beginnen met een gestructureerde inventarisatie en verkrijgen snel een volledig overzicht van uw AI-systemen en uw huidige compliance-status.

Zal dit veel interne inspanning vergen?

We hebben wel een intern contactpersoon nodig – iemand die onze vragen over uw systemen en processen kan beantwoorden. Verder houden we de interne inspanningen tot een minimum beperkt. Wij regelen de rest.

Is dit model ook van toepassing op grote bedrijven?

Ja. Grote bedrijven zetten vaak externe AI-specialisten in ter aanvulling op interne compliance-teams – bijvoorbeeld voor specialistische juridische kwesties of als escalatiepunt in officiële procedures.

Kan de functie later worden geannuleerd?

Ja. We bieden ook ondersteuning tijdens de overgang voor degenen die de functie in eerste instantie extern willen opzetten en deze later intern willen voortzetten.

Wanneer moet u nu actie ondernemen?

Meteen. De eerste deadlines van de AI-regelgeving zijn al van kracht. Iedereen die nog geen compliance-structuur heeft opgezet, heeft een achterstand. Hoe eerder u actie onderneemt, hoe gemakkelijker het is om de achterstand in te halen.